Si vous décidez de ne pas faire appel à un organisateur d'événements pour planifier votre prochain séminaire d'entreprise et que vous avez besoin d'une source de référence pour commencer à planifier, ne cherchez pas plus loin.
Ce guide a pour but de vous aider, vous et votre équipe, à organiser un séminaire d'entreprise réussi dont vous serez tous fiers !
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Délai
La plupart des planificateurs d'événements prévoient un délai de quatre à six mois pour l'organisation d'un séminaire d'entreprise. Il est impératif que vous réserviez suffisamment de temps pour le brainstorming et la planification avec votre équipe, tout en déléguant les tâches en fonction des compétences au cours de cette période de quatre à six mois, afin de garantir que chaque élément de notre plan se déroule sans accroc ! Si cela ressemble à quelque chose que vous envisagez de faire bientôt (ou que vous avez déjà fait !), continuez à lire pour savoir comment nous pouvons vous aider à faire en sorte que les choses se passent bien du début à la fin...
Fixer un objectif
Votre séminaire doit avoir un objectif ou un but. Cela vous poussera à garder votre équipe concentrée sur les objectifs du séminaire. Les objectifs doivent également refléter les objectifs de l'entreprise elle-même. Par exemple, si votre entreprise souhaite augmenter ses ventes, l'un des objectifs de votre séminaire pourrait être l'augmentation des revenus/des ventes par le biais de l'éducation des clients.
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Soyez organisé
Être organisé vous permettra de vous rappeler, ainsi qu'aux autres, pourquoi tout le monde participe au séminaire, ce qui a été fait auparavant (c.-à-d., où en sommes-nous ?) et où vous prévoyez d'aller (c.-à-d., que reste-t-il à faire ?). L'organisation peut prendre différentes formes en fonction des besoins : il peut s'agir d'un calendrier en ligne qui permet de planifier des réunions à l'avance, de noter ce qui a été fait et d'attribuer des rôles à différentes personnes afin de ne pas oublier de tâches, ou simplement de dresser une liste des choses à faire pour réussir le séminaire.
Fixer un budget
Lors de la planification d'un événement d'entreprise, les responsables établissent généralement des budgets et des calendriers. Ces deux aspects peuvent s'avérer difficiles car ils nécessitent une compréhension des coûts et de l'engagement en temps des employés. Un budget sert à établir une estimation des coûts pour l'ensemble du projet ; il exige que les gestionnaires examinent attentivement toutes les dépenses telles que les déplacements, l'hébergement, la location d'équipement, la restauration, les frais de location du lieu (le cas échéant), les honoraires des conférenciers (le cas échéant), le matériel de marketing (impression de dépliants ou de bannières), les cadeaux publicitaires (le cas échéant), etc. Une fois que les coûts totaux estimés sont déterminés, ils doivent être comparés au budget de l'organisation ; si les coûts augmentent au-delà de ce qui a été alloué, les gestionnaires doivent soit réduire les dépenses, soit demander plus d'argent.
Date
Pensez à fixer une date quatre à six mois avant la période de planification mentionnée plus haut. Cela donnera à vos invités et conférenciers suffisamment de temps pour prendre toutes les dispositions nécessaires afin qu'ils puissent assister à votre séminaire. Lorsque vous choisissez une date, veillez à ce qu'elle ne coïncide pas avec des jours fériés importants, car de nombreuses personnes pourraient être en déplacement. Si vous organisez un événement exclusivement pour votre entreprise, un jour de semaine peut être la meilleure option pour maximiser la participation.
Planifier en conséquence
Un calendrier tient compte du temps total nécessaire à la réalisation d'une phase ou d'un événement. Cela comprend la recherche de sujets (c'est-à-dire la lecture d'articles pertinents sur des sites web), la création de matériel de marketing (le cas échéant), la programmation des conférenciers (le cas échéant), etc.
Une fois que vous avez terminé vos recherches et choisi une date, un lieu ou un horaire, il est important de mettre ces plans par écrit afin que chacun sache ce que l'on attend de lui. Par exemple, "nous quitterons le bureau à 16 heures le 14 mars pour nous rendre sur le lieu du séminaire". Une autre raison pour laquelle vous devriez mettre ces choses par écrit est que cela vous aide à garder une trace de ce qui a été fait et de ce qui doit être fait.
Équipement et lieu
Il est essentiel d'aménager un espace qui permette aux participants d'écouter confortablement, de poser des questions, de prendre des notes, etc. Par exemple, si votre séminaire s'adresse à des ingénieurs qui se familiarisent avec les derniers logiciels d'analyse, vous pouvez leur fournir des tableaux blancs pour qu'ils puissent écrire des équations ou des problèmes. Vous devez également vous assurer que tout votre équipement (haut-parleurs, ordinateurs portables, tableaux blancs, chaises) est prêt à l'avance pour qu'il n'y ait pas de problème pendant le séminaire. Le fait de disposer de plusieurs sources par lesquelles les participants peuvent entendre ou voir votre contenu (c'est-à-dire d'avoir des intervenants pour différents sujets) offre aux participants une plus grande variété et un moyen de faire une pause après avoir regardé ou écouté une seule chose pendant une période prolongée.
Inscription
Si vous avez choisi d'organiser cet événement sans faire appel à un organisateur, il peut être judicieux de l'inscrire sur une plateforme de billetterie en ligne. En enregistrant votre événement en ligne, vous pourrez gérer la vente des billets, les RSVP des participants et accéder à tous les détails et annonces de l'événement. Il est important de simplifier au maximum ce processus pour vos invités afin que votre événement commence à l'heure et qu'ils n'aient pas à attendre pour s'inscrire ou se connecter une fois sur place. Créez une liste de contacts par courrier électronique une fois que vous avez reçu les RSVP et entrez tous les courriels dans un outil de marketing par courrier électronique, tel que Constant Contact, qui vous permettra de rester en contact avec vos participants après l'événement pour toute mise à jour sur les nouveaux marchés ou les événements à venir.
Outils et fournitures
Si le lieu de la réunion ne vous fournit pas de projecteur ou d'écran, veillez à tester le vôtre sur place pour vous assurer qu'il n'y a pas de problèmes techniques. Imprimez les documents à distribuer suffisamment à l'avance pour éviter les erreurs d'impression, par exemple si vous manquez de papier ou d'encre le jour même. Il est également conseillé de créer des évaluations que les participants devront remplir à la fin de l'événement. Faites en sorte que ces évaluations soient simples, mais veillez à y inclure des questions importantes pour vous permettre de mesurer les succès et les échecs de votre événement. Il est également utile de fournir des ordres du jour aux participants et aux orateurs afin qu'ils puissent suivre l'évolution de la situation et prendre des notes le cas échéant. Veillez également à prévoir une pause dans le programme afin de permettre à vos invités de se détendre. Enfin, ayez toujours une liste de contrôle à portée de main pendant l'événement afin de pouvoir cocher les éléments au fur et à mesure.
Séance de réseautage et d'échanges
Une fois votre présentation terminée, vous devez prévoir des activités supplémentaires qui permettront aux participants de tirer un meilleur parti du séminaire. Un autre exemple serait d'inviter des conférenciers ayant une expérience professionnelle pertinente et des exemples de réussite qu'ils souhaiteraient partager avec votre entreprise. Le fait qu'un conférencier vienne parler de ce qu'il a fait et de la manière dont cela a fonctionné pour lui peut également fournir des idées sur la manière dont d'autres entreprises peuvent mieux réussir. Il peut également être très bénéfique d'avoir un conférencier qui a beaucoup de connaissances sur un sujet spécifique qui n'est pas directement lié à votre entreprise, mais qui peut apporter de nouvelles perspectives et de nouveaux points de vue.
Un séminaire d'entreprise est un excellent moyen pour les entreprises de partager des connaissances et d'aider les employés à progresser et à développer leurs compétences. Les responsables devraient utiliser ce guide pour organiser un événement qui leur permettra de communiquer des informations qu'ils jugent importantes, qui offrira aux employés des possibilités d'apprentissage et auquel les employés prendront plaisir à participer !